Plataforma política para deputado: quando contratar?

por Ana Codeglia - 03/04/2017 ⇠ Veja outros Posts

Se você é um deputado, ou até mesmo um chefe de gabinete ou assessor, já deve ter se perguntado qual é o momento certo para contratar um sistema de gestão política.

Os softwares de gerenciamento contribuem muito para a administração completa dos mandatos, mas nem sempre fica claro quando é a hora ideal para contratar uma plataforma política para deputado.

O mais indicado é que o político e sua equipe contem com um gestor online desde o início do mandato e, se possível, até mesmo antes disso: no período de campanha. O motivo é simples: quanto antes uma plataforma for utilizada, mais fácil será ter todos os dados organizados, e menos tempo será gasto com tarefas rotineiras.

No entanto, neste post vamos ser mais específicos, e te mostrar algumas situações nas quais você pode ter certeza de que já está na hora de adquirir uma ferramenta que facilite o trabalho no gabinete. Vamos lá?

Quando seja necessário cadastrar as demandas da população

Os deputados formam parte do Poder Legislativo do nosso país e, portanto, a sua obrigação mais importante é criar e aprovar novas leis. Isso significa que essa classe política representa o povo, pois deve pensar em seus interesses no momento de elaborar projetos de lei ou na hora de participar de votações.

Dito isso, não há nenhuma dúvida de que as demandas da população devem ser levadas em consideração no momento de o deputado desempenhar suas funções. Não são seus interesses pessoais que devem ser favorecidos, mas sim as vontades dos cidadãos.

Existem diversas formas que permitem que o deputado ou os assessores tenham acesso às solicitações da população. Uma maneira bem interessante de fazer isso, por exemplo, são as redes sociais. Através delas, os usuários podem enviar mensagens ao político ou aos assessores, deixar comentários em fotos e até mesmo marcar o perfil oficial do gabinete em publicações feitas na rede.

Além disso, existem diversas maneiras distintas de ter acesso às demandas do povo: através de contatos telefônicos, de correio eletrônico, de visitas pessoais, entre muitos outros.

O problema é quando o número de contatos começa a ficar intenso e fica difícil ter um controle de tudo aquilo que está sendo solicitado, e de quem está fazendo essas solicitações.

Quando não se faz uso de uma plataforma política para deputado, é bem possível que essas informações fiquem espalhadas em diferentes lugares: algumas em arquivos impressos, outras em planilhas de computador, outras em agendas, e por aí vai.

Isso sem contar que cada assessor pode ter o seu próprio jeito de registrar esses dados, sem nenhum padrão que permita que as informações sejam filtradas, organizadas em diferentes grupos e controladas.

Considerando tudo isso, vamos te mostrar como um software de gestão pode te ajudar nessa situação!

Banco de dados de cidadãos

Com uma plataforma política para deputado, é possível criar um banco de dados de cidadãos. Ou seja, você pode fazer um cadastro de todas as pessoas que já interagiram com o parlamentar ou sua equipe, incluindo alguns dados importantes de cada indivíduo, como nome, email, telefone, idade, profissão, endereço, entre muitos outros.

Neste post do blog, explicamos tudinho sobre como realizar o cadastro de eleitores, em um passo a passo completo. Recomendamos fortemente a leitura, para que você possa entender como é fácil fazer esse trabalho.

Registro de interações

registro de interações

Ter uma base de dados é indispensável para que você possa realizar, em seguida, um cadastro de todas as demandas feitas pelos cidadãos, mantendo um histórico do andamento de cada pedido. Por exemplo, se um indivíduo realizou uma solicitação, você pode ir atualizando o status dessa demanda, à medida em que forem sendo feitas ações relacionadas a ela.

Assim, você pode ter um registro de interações com cada contato, de maneira totalmente organizada. É possível, por exemplo, marcar cada pessoa com uma etiqueta, o que permite que você realize filtros e consiga segmentar a sua base. Vamos explicar isso melhor a seguir.

Suponhamos que diversas pessoas estão fazendo solicitações referentes a melhorias nos refeitórios escolares, por exemplo. Você pode criar, no seu sistema, uma etiqueta chamada “refeitórios escolares”, que será aplicada a cada contato que faça uma demanda relacionada a esse tema. Assim, você pode selecionar todas as pessoas que tenham essa etiqueta, suponhamos, no momento de dar feedback sobre uma conquista que você atingiu nesse âmbito.

Mas como dar o feedback à população? Vamos ver isso no próximo tópico!

Quando seja necessário dar feedback aos cidadãos

Como falamos anteriormente, o principal papel do deputado e dos seus assessores é ouvir o que os cidadãos têm a dizer para poder elaborar e votar leis que favoreçam seus interesses. E, é claro, não basta ouvir o que as pessoas têm a dizer: é necessário agir para poder conquistar avanços que beneficiem ao povo.

Além disso, não basta apenas escutar: é preciso, principalmente, dar um retorno. As pessoas só sentirão que estão sendo ouvidas, de fato, se o político ou sua equipe lhe derem uma resposta, mesmo que ela seja negativa.

Por isso, uma das ações mais importantes para um gabinete bem-sucedido é dar feedback à população. E, para isso, é preciso ter um controle muito organizado das demandas que foram feitas e do andamento de cada uma delas (vide o tópico anterior deste texto).

Após ter um registro bem organizado de cada demanda, chega a hora de responder aos indivíduos e contar-lhes qual é o status de seus pedidos. Agora imagine: como fazer isso, se são centenas de pessoas que enviam solicitações ao gabinete?

Visitar cada contato pessoalmente está fora de questão, pois é inviável, tanto financeiramente, quanto em relação ao gasto de tempo. Ligar para os cidadãos já é um pouco mais acessível, mas ainda exigiria muito tempo dos assessores, e um aumento significativo de despesas com telefonemas.

Criar boletins informativos a serem divulgados em panfletos, mídias tradicionais (como rádio e tv) ou redes sociais é uma opção bastante interessante, mas que tem um problema: trata-se de uma comunicação muito genérica, à qual qualquer pessoa pode ter acesso, e que provavelmente não atingirá a todos os indivíduos que fizeram as solicitações.

Email e SMS

emails e sms

Por todos os motivos listados acima, a opção mais indicada para dar feedback à população, atualmente, é o envio de emails e SMS. Com essas ferramentas, é possível enviar mensagens direcionadas especificamente às pessoas que fizeram as solicitações.

Se várias pessoas enviaram demandas relacionadas à disponibilidade de vacinas em postos de saúde, por exemplo, você pode marcar essas pessoas com uma etiqueta específica (chamada, por exemplo, “vacinas em postos”).   

Depois, se você conseguir aprovar uma lei que tenha relação com esse assunto, por exemplo, você pode enviar um email informando sobre essa conquista, selecionando como destinatários a todos aqueles que tenham a etiqueta “vacinas em postos”.

Esse contato segmentado e personalizado garante uma comunicação muito mais eficiente, porque você atingirá, de forma pessoal e direta, exatamente as pessoas que deseja alcançar.

E essas pessoas, por receberem uma mensagem personalizada, provavelmente irão abrir o seu email e se sentir ouvidas de verdade, contribuindo para o fortalecimento do seu mandato diante dos cidadãos.

É interessante destacar que você não precisa enviar um email de cada vez, pois basta selecionar quais etiquetas você incluirá na mensagem e fazer o envio em apenas uma ocasião.

E, se você não deseja utilizar essas etiquetas, é possível também selecionar algumas características dos destinatários, optando, por exemplo, pela opção de que apenas mulheres recebam aquela mensagem.

As vantagens do SMS e do email é que os custos são baixos e você atinge inúmeras pessoas de forma segmentada. Mas é preciso ter cuidado e evitar que seus correios eletrônicos virem spam (você pode ver algumas dicas sobre esse assunto neste post do nosso blog).

Como uma plataforma política para deputado pode te ajudar?

Com uma plataforma política para deputado você pode realizar os disparos de email e SMS por dentro do sistema, selecionando as etiquetas que já estão sendo usadas no seu banco de dados, de forma integrada.

Além disso, você pode mensurar os resultados. É possível saber quem recebeu a sua mensagem, quem a visualizou e quem clicou em algum link dela, por exemplo. Assim, é possível analisar se sua estratégia está funcionando e elaborar melhorias de acordo com os resultados.

Você também pode gerar relatórios e acompanhar os resultados de suas ações!

Quando seja necessário organizar a agenda do gabinete

agenda

As atribuições do deputado são inúmeras. Além da criação de leis, ele e sua equipe também precisam cumprir outras obrigações, como fiscalizar as ações e as contas do Poder Executivo e investigar algumas ações do governo.

Isso tudo sem contar outras atividades que fazem parte da rotina do gabinete, como participação em reuniões, contatações com a população e com lideranças, entre outras. Se você quer saber mais sobre o dia a dia de um assessor, por exemplo, é só clicar no link e ler nosso texto sobre o assunto.

Estamos falando tudo isso para mostrar como é importante ter uma agenda organizada e integrada, que permita que todos os membros do gabinete estejam alinhados e não percam compromissos e obrigações. Caso contrário, tudo pode virar uma grande bagunça!

Para entender a importância de uma agenda, vamos retomar o que já falamos em nosso post sobre as coisas que todo chefe de gabinete precisa saber: é preciso ter cuidado com a ferramenta utilizada, pois as agendas físicas estão ultrapassadas. Ter uma agenda online, com possibilidade de acesso em qualquer horário e local, e que possa ser compartilhada com os membros do gabinete escolhidos, é o ideal.

Com esse tipo de ferramenta, evitam-se duplicações de dados e agendamentos de compromissos simultâneos. Além disso, economiza-se tempo, por exemplo, com telefonemas que visem verificar a disponibilidade de cada membro da equipe em certas datas e horários. Com uma agenda online, é possível visualizar essa disponibilidade no próprio calendário, sem precisar perguntar a um por um se poderá comparecer.

Além disso, uma agenda online permite automatizar os processos, com o envio de lembretes automáticos e com a geração de relatórios.

Quando seja necessário realizar o controle financeiro do mandato

controle financeiro

Durante o mandato, os deputados têm direito à cota parlamentar, ou seja, ao reembolso de despesas a partir da apresentação de notas fiscais referentes a gastos que tenham relação com o exercício de suas atribuições.

Mas é difícil controlar todos esses gastos se não houver um lançamento organizado das despesas em um sistema de gestão. Com uma plataforma política para deputado, é possível lançar essas despesas, indicando a que se refere cada uma delas, o valor, o número da nota fiscal, entre outras informações relevantes. Também é possível dar baixa nessas despesas quando o reembolso for realizado.

Despesas do gabinete, referentes a correio, xerox e outros gastos, por exemplo, também podem ser controladas. E as receitas, por outro lado, também devem ser lançadas.

Com isso, é possível realizar um controle financeiro do mandato totalmente integrado. Para te ajudar a entender como uma plataforma política para deputado pode te ajudar, vamos retomar algumas informações trazidas em nosso texto com 3 dicas para facilitar a rotina do assessor de gabinete.

Lançar os valores em um sistema que seja online permite que os dados fiquem disponíveis para os usuários simultaneamente, o que impede a duplicação e a inconsistência de dados e o trabalho com informações desatualizadas, como já contamos em nosso e-book sobre segurança de dados no gabinete.  

Para facilitar a compreensão, pensemos em um exemplo. Imagine que dois assessores do gabinete - Marcelo e Luisa - trabalham com o controle financeiro do gabinete e as receitas e despesas são lançadas em uma planilha simples de Excel.

Marcelo pega a planilha para atualizá-la e, após preencher os dados, a envia para a Luisa. No dia seguinte, a Luisa precisa mexer no arquivo e, ao procurá-lo em seu e-mail, acaba fazendo download de uma planilha desatualizada, que havia sido enviada dois dias antes. Isso pode gerar dados inconsistentes e trazer grandes prejuízos para o mandato.

Outra situação bem comum é que os dois estejam mexendo no arquivo ao mesmo tempo, cada um em seu computador e, ao passar os dados de uma planilha para outra, algum número acabe ficando de fora, comprometendo todos os resultados.

Isso sem contar que, caso o computador de algum deles tiver um problema grave, os dados podem ser perdidos para sempre.

Outra vantagem de lançar as despesas em um sistema online é que muitas vezes há gastos fixos, que não variam de mês a mês. Assim, não é necessário fazer o lançamento em cada período, mas apenas em uma única ocasião, configurando o sistema para repetir a transação durante todo o ano.

Neste post, mostramos em quais situações é preciso contratar uma plataforma política para deputado. E, se você quiser entender melhor como usar uma suíte de gerenciamento político, clique no link e leia nosso post sobre o assunto.

Se você ainda estiver com dúvidas, que tal bater um papo com um especialista da nossa equipe? Estamos prontos para ajudar você!

Ebook: SMS para políticos guia completo

Ana Codeglia

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