Neste post vamos mostrar 3 dicas indispensáveis para que o assessor de gabinete possa ter uma rotina mais eficiente e atingir melhores resultados com suas ações. Seguindo estes macetes, é possível economizar tempo, medir os resultados de forma rápida e manter as informações organizadas.
Vamos lá?
Automatizar os disparos de e-mail e SMS
A criação de boletins informativos a serem entregues à população é indispensável para que os cidadãos estejam bem informados sobre as ações realizadas no gabinete. Muitas vezes, cabe ao assessor de gabinete cuidar da elaboração desse material.
Nesses casos, uma ótima opção é enviar e-mails e SMS à população, em vez de elaborar jornais impressos, folhetos e panfletos, por exemplo. Vamos explicar um pouco melhor as razões disso a seguir:
Por que enviar e-mails e SMS?
Hoje em dia, os materiais impressos estão ficando cada vez menos utilizados, já que a internet é o meio de comunicação mais econômico e que ainda pode atingir um número muito maior de pessoas.
Se você entrega um panfleto a um eleitor, por exemplo, provavelmente só ele terá acesso a essa informação. No máximo, algum conhecido ou familiar dele acabará lendo o mesmo material. Por outro lado, se você enviar essa informação por e-mail, a pessoa poderá reencaminhar a mensagem para inúmeros contatos em questão de segundos.
Além disso, com o envio de e-mails ou SMS você pode enviar o conteúdo especificamente às pessoas que estão interessadas nesse assunto.
Imagine que você vê um desconhecido na rua e lhe entrega um folheto. Ele provavelmente irá descartar o papel sem mesmo saber o que está escrito ali, desperdiçando todo o esforço que você e sua equipe colocaram na elaboração daquele material.
Mas se você direcionar uma mensagem a uma pessoa que já está interessada no assunto, as chances de ela ler o conteúdo serão muito maiores. Se você tem em sua base de contatos o registro de todas as pessoas que solicitaram melhorias na sinalização de trânsito de uma rua, por exemplo, é possível enviar uma mensagem a todas essas pessoas quando suas demandas tiverem sido atendidas.
E é claro, elas terão o maior prazer em ver sua mensagem e sentir que seus pedidos foram levados em consideração!
Isso tudo sem contar a questão ecológica. Na atualidade, gastar milhares de folhas de papel para fazer a divulgação das ações da gabinete pode acabar pegando mal, pois não é nada amigável com o meio ambiente.
Ah, e é claro: esqueça os gastos com gráficas! Criar um e-mail ou enviar um SMS é muito mais econômico, além de ser mais prático e eficiente.
Por que automatizar os disparos?
Imagine que você precisa enviar um SMS a cada um dos contatos que fizeram uma solicitação que foi atendida. Você teria, primeiramente, que procurar o número de telefone de cada um. Depois, seria preciso enviar cada mensagem individualmente, e ainda arcar com os custos disso.
Por outro lado, se você utilizar um sistema que automatiza os disparos, você não precisa enviar a mensagem individualmente e nem procurar contato por contato. É só digitar a mensagem uma única vez e depois filtrar a lista e selecionar apenas as pessoas que tenham a etiqueta que você deseja utilizar.
Pronto, você escreve uma única mensagem e atinge todas as pessoas que deseja de forma segmentada.
Outra vantagem é que você pode medir os resultados de sua ação, sabendo quantas pessoas receberam seu conteúdo e quantos clicaram em algum link presente nele, por exemplo.
Tenha uma agenda online
O controle da agenda do político pode ser realizada pelo chefe de gabinete ou, em alguns casos, por um assessor.
Como já mencionamos neste post, é preciso ter cuidado com a ferramenta utilizada para fazer esse controle: as agendas físicas estão ultrapassadas. Ter uma agenda online com possibilidade de acesso em qualquer horário e local, e que possa ser compartilhada com os membros do gabinete escolhidos, é o ideal.
Com esse tipo de ferramenta, evitam-se duplicações de dados e agendamentos de compromissos simultâneos. Além disso, economiza-se tempo, por exemplo, com telefonemas que visem verificar a disponibilidade de cada membro da equipe em certas datas e horários. Com uma agenda online, é possível visualizar essa disponibilidade no próprio calendário, sem precisar perguntar a um por um se poderá comparecer.
Além disso, uma agenda online permite automatizar os processos com o envio de lembretes automáticos e com a geração de relatórios. Assim, fica muito mais fácil controlar o tempo e deixar o político livre para lidar com as tarefas mais urgentes e decisivas.
Lançar as despesas e receitas periodicamente
Uma das funções de um assessor é fazer o controle financeiro do gabinete. Despesas com telefonemas, envio de documentação por correio e fotocópias, por exemplo, devem ser regularmente lançados em um sistema de controle de custos.
O ideal, então, é estabelecer uma periodicidade para o lançamento desses valores: pode ser semanal ou diária. Não é recomendado fazer esse trabalho apenas 1 vez por mês, pois as contas podem acabar não fechando e gerando uma enorme dor de cabeça no gabinete.
Outro ponto importante é lançar os valores em um sistema que seja online, pois os dados ficam disponíveis para os usuários simultaneamente, o que impede a duplicação e a inconsistência de dados e o trabalho com informações desatualizadas, como já contamos em nosso e-book sobre segurança de dados no gabinete.
Para facilitar a compreensão, pensemos em um exemplo. Imagine que dois assessores do gabinete - Marcelo e Luisa - trabalham com o controle financeiro do gabinete e as receitas e despesas são lançadas em uma planilha simples de Excel.
Marcelo pega a planilha para atualizá-la e, após preencher os dados, a envia para a Luisa. No dia seguinte, a Luisa precisa mexer no arquivo e, ao procurá-lo em seu e-mail, acaba fazendo download de uma planilha desatualizada, que havia sido enviada dois dias antes. Isso pode gerar dados inconsistentes e trazer grandes prejuízos para o mandato. Certamente você não quer isso, certo?
Outra situação bem comum é que os dois estejam mexendo no arquivo ao mesmo tempo, cada um em seu computador e ao passar os dados de uma planilha para outra, algum número acabe ficando de fora, comprometendo assim todos os resultados.
Isso sem contar que, caso o computador de algum deles tiver um problema grave, os dados podem ser perdidos para sempre.
Outra vantagem de lançar as despesas em um sistema online é que muitas vezes há gastos fixos, que não variam de mês a mês. Assim, não é necessário fazer o lançamento em cada período, mas apenas em uma única ocasião, configurando o sistema para repetir a transação durante todo o ano.
Esperamos que você tenha gostado das nossas dicas para facilitar a rotina de um assessor de gabinete. Se você gostou desta postagem, pode ser que se interesse também pelo nosso texto que fala sobre administração de mandato. Recomendamos a leitura! E se quiser saber como um software de gestão política pode te ajudar em sua rotina, conte com a gente.
Post publicado originalmente dia 27/03/2017 e atualizado dia 21/07/2020.
Ana Codeglia
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