Suíte de gerenciamento político: como usar?

por Ana Codeglia - 16/09/2021 ⇠ Veja outros Posts

Se você está em mandato ou planejando a sua próxima campanha eleitoral, já deve ter considerado a utilização de uma suíte de gerenciamento político para lidar com o grande volume de informações e solicitações que chegam até você e sua equipe.

Administrar compromissos e demandas, fazer a comunicação com a população, organizar sua base de contatos e acompanhar metas, são tarefas que exigem muito esforço, mesmo para aqueles que possuem um time grande e capacitado. Por isso utilizar sites e ferramentas de gestão podem fazer total diferença na organização da sua carreira política, seja mandado ou campanha.

Os softwares de gerenciamento político prometem facilitar e automatizar essas e outras tarefas, economizando tempo e deixando seu mandato ou campanha mais organizados. Se você ainda tem alguma dúvida sobre as vantagens de se utilizar um gestor político, confira nesse post todos os benefícios que uma ferramenta desse tipo pode lhe oferecer.

Para você que já sabe que precisa de uma ferramenta externa, mas ainda tem dúvidas sobre como utilizar, confira algumas funcionalidades encontradas nas suítes de gerenciamento político e qual a melhor forma de utilizá-las.  

1. Como ficará a minha base de contatos?

Uma das dúvidas mais comuns para aqueles que já possuem uma base de contatos consolidada, é como será realizada a importação dos cadastros para a suíte de gestão. A boa notícia é que esse processo é muito simples e seguro! Você não terá que realizar os cadastros novamente e nem correrá o risco de perder nenhum dado!  

Para otimizar esse trabalho, basta armazenar todos os cadastros de seus contatos em uma planilha nos formatos .csv ou .xls, tomando o cuidado de separar as informações por coluna e em seguida importar esses dados diretamente para o sistema.

Alimentando os cadastros.

base de contatos

Se você está utilizando um sistema de gerenciamento político, provavelmente vai querer segmentar sua base de contatos. Essa segmentação permitirá que você realize campanhas de marketing específicas para cada grupo, além de traçar estratégias por região ou perfil de cada pessoa.

Porém, para que você consiga usufruir das possibilidades que a ferramenta oferece, é importante coletar o maior número de informações possíveis e alimentar sua base dentro do sistema. Quanto mais dados você obtiver de um contato, mais valioso ele é. Além de campos comuns como nome, e-mail e telefone, o sistema oferece opções que serão de grande valor para planejar suas campanhas:   

Tags (etiquetas)

As etiquetas são uma das ferramentas mais flexíveis e importantes do sistema. Você mesmo poderá criar tags de acordo com suas demandas e adicioná-las aos seus contatos, segmentando-os por perfil (lideranças de comunidades, professores, servidores públicos, comunidade jovem etc.) ou por região (o que permitirá obter uma visualização georreferenciada de seus contatos e planejar suas ações de acordo com a demanda de tais regiões).

Influência

A influência é um dado importante principalmente para aqueles políticos que estão em período de campanha. Vamos supor que você esteja cadastrando alguns contatos dentro do sistema e você sabe que ele é influente entre um número x de pessoas. Na hora de contabilizar votos, você conseguirá estimá-los não somente pelos contatos que você já tem, mas também por quantas pessoas eles poderão mobilizar.

Se você tiver alguma dúvida sobre como criar um banco de dados de eleitores, acesse o nosso e-book gratuito!

2. Realizando disparos de e-mail e SMS

email e sms

Com sua base de contatos já cadastrada e todos os campos preenchidos, você poderá criar suas campanhas de e-mail marketing e SMS. Se você realizava esse processo manualmente, esqueça! A grande maioria dos softwares existentes no mercado oferecem de dentro do próprio sistema uma ferramenta integrada para executar esses envios de forma automatizada.

Você poderá realizar disparos segmentados de acordo as tags já cadastradas ou criar campanhas para todo o seu banco de contatos. Além disso, você possui a opção de enviar disparos automatizados de acordo com datas comemorativas específicas ou para aniversariantes do dia.

Para realizar seus disparos, basta entrar na sessão de marketing e selecionar o tipo de envio (e-mail ou SMS). Preencha os campos solicitados, deixando bem claro para o seu destinatário qual será o conteúdo de sua mensagem. Nesse momento você também poderá selecionar o grupo de contatos na qual se destina sua campanha e escolher uma data e horário para a mensagem ser enviada.

As suítes de gerenciamento político também possuem variáveis que permitem que todos os e-mails sejam personalizados com o nome do destinatário. Desta maneira, você demonstra proximidade com seu contato e terá mais chances que ele leia sua mensagem.

Atenção: para que o seu domínio não corra o risco de virar spam, é importante acrescentar os links de visualização alternativa (caso a pessoa não consiga visualizar seu e-mail diretamente na caixa de entrada) e também os links de descadastramento (caso a pessoa não queira mais receber suas mensagens) em seus e-mails.

3. Como utilizar o calendário

Você já deve ter lido sobre as vantagens de possuir uma agenda online. Tanto em período de campanha eleitoral, quanto durante o mandato de um político, administrar as agendas do candidato e sua equipe pode dar origem a uma série de conflitos na hora de marcar compromissos, eventos, visitas e reuniões.

O sistema de gerenciamento político soluciona essa questão na medida em que permite a centralização de todos os calendários em um só local. Além disso, você poderá conceder permissão de acesso aos colaboradores que desejar e acessar sua agenda de qualquer dispositivo, independente do horário ou localização.

calendário

Mas como essa ferramenta funciona no sistema de gestão política? A agenda do software é bem semelhante às agendas online. Para marcar seus compromissos, basta acessar a sessão calendário, escolher o dia e horário desejado, colocar as informações sobre o evento em questão, marcar os membros participantes daquele evento e pronto! Você será avisado por e-mail de seus compromissos e as pessoas envolvidas também.

Posso ter múltiplas agendas no sistema? Sim! Você poderá criar uma agenda para cada membro da equipe, e marcar quais usuários poderão ter acesso a ela. Dessa maneira, todo compromisso que entrar no calendário do candidato, por exemplo, vai ficar visível para seus assessores, independente de quem tenha marcado.

4. Interações  

Você sempre terá pessoas à sua volta questionando, propondo projetos, melhorias e medidas que muitas vezes sequer estão ao seu alcance. Apesar disso, é importante mostrar disponibilidade e boa vontade para atender quaisquer demandas que venham a surgir em seu gabinete e oferecer retorno o mais brevemente possível, mesmo que a resposta seja negativa. Em processos demorados, é importante ter tudo registrado e deixar quem solicitou a par do projeto.

Como o sistema pode te ajudar?

A suíte de gestão política permite um registro de todas as interações realizadas com seus contatos, dessa forma você consegue ter controle de todas as solicitações que já foram atendidas e as que ainda estão aguardando um retorno.

Como realizar esse registro? Vamos supor que você tenha realizado uma reunião com uma liderança de um bairro sobre a viabilização da quadra de esportes. Caso esse contato já esteja cadastrado no sistema, basta selecionar a aba 'interação', realizar o registro do assunto tratado na conversa e salvar.  

Imagine que nessa mesma conversa vocês discutiram sobre a reforma na praça principal do bairro, mas o assunto ficou em aberto. Nesse caso você irá acrescentar uma nova interação com essa temática, e descrever o tipo de feedback que deve ser realizado.

Como você ainda não possui uma resposta, poderá selecionar a opção de agendar novo contato. O sistema irá gerar um lembrete para marcar uma nova data a fim de dar o retorno àquela pessoa, e o status da interação será marcado como aguardando.

Essa funcionalidade permite que você tenha um registro de todas as interações realizadas com seus contatos e mantenha todas as suas demandas e solicitações sob controle. Fácil, não é?

5. Cadastrando metas

metas

Por fim, de nada adianta possuir todas as informações organizadas e não saber se suas estratégias estão dando resultado, concorda?

Para criar algumas estratégias, você pode consultar esse texto onde selecionamos dicas para criar estratégias de campanha eleitoral vitoriosas. A suíte de gerenciamento político permite que você cadastre metas para sua campanha ou mandato e automaticamente gera relatórios para que você acompanhe seus resultados.

Para isso, você só precisa definir sua meta dentro do sistema. Por exemplo, para um candidato em campanha política, é importante saber o número de contactações necessárias até o fim de sua campanha, a fim de realizar uma estimativa de votos. O candidato poderá então definir uma meta de cadastros no sistema: 'em maio quero ter 100 novos cadastros'.

Com esse dado registrado ele poderá acompanhar, a partir de então, como está a evolução de sua meta e quanto falta para atingir o resultado esperado através de gráficos e relatórios.

Se tiver ficado com alguma dúvida sobre como utilizar uma suíte de gerenciamento político, é só comentar abaixo. Se preferir ver na prática como um sistema funciona, peça uma demonstração! Teremos o maior prazer em lhe ajudar! :)

Post publicado originalmente dia 29/03/2017 e atualizado dia 16/09/2021.

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Ana Codeglia

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