Verba de gabinete: 4 ferramentas digitais para economizar

Controlar a verba de gabinete pode ser uma atividade bem árdua. As despesas são das mais variadas: consultorias, material de escritório, impressão, viagens, hospedagens, dentre outras. Como dissemos no blog post “Como realizar o controle da verba de gabinete”, é muito importante regularizar o orçamento durante o mandato.

Diante da quantidade de gastos existentes, economizar verba de gabinete se torna uma necessidade latente no dia-a-dia da governança. A equipe precisa trabalhar para que os custos diminuam e para que o dinheiro seja empregado em áreas onde serão mais bem aproveitados.

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Para alcançar o  seu objetivo nós criamos esse post com 4 ferramentas digitais que poderão lhe ajudar. Elas podem ser usadas na rotina do seu time para que você alcance a sua meta. Vamos lá? 

1. Software político

Os gabinetes têm que lidar com uma grande quantidade de informações, que podem ficar perdidas sem o uso de um software de gerenciamento político. Essa plataforma possui várias funcionalidade que irão contribuir muito para sua rotina e de toda a sua equipe.

Nós já publicamos aqui no blog como você pode usar uma suíte CRM, ensinando como as funcionalidades irão deixar os seus dados na prática. Agora, você vai entender de que forma esse sistema pode te ajudar no controle de verba de gabinete.

Lance suas despesas

O lançamento de despesas é fundamental nesse processo. Muitos gabinetes não têm implementado em sua rotina uma frequência para que os gastos com o mandato sejam inseridos em alguma plataforma.

Isso pode prejudicar o controle de verba de gabinete, porque diante de tantas despesas, comprovantes de pagamento, notas fiscais e etc, o objetivo pode se perder. O ideal é que esses lançamentos tenham dia certo para acontecer. Essa tarefa precisa fazer parte do dia-a-dia de sua equipe.

O software de gestão política pode te ajudar a tornar o trabalho mais eficiente. No sistema você pode lançar os gastos por categoria. Isso, juntamente com os relatórios que podem ser gerados na plataforma, vai se tornar uma ótima ferramenta de análise para o profissional responsável pelas finanças do mandato.

Crie metas

Outra opção interessante: a criação de metas. Se você quer economizar a verba de gabinete, é certo que terá que estabelecer teto para gastos. A plataforma te dá a opção de mensurar se esses objetivos estão sendo atingidos.

Juntamente com a função de lançamento de despesas por categorias, essa opção pode te dar uma visão geral dos gastos do gabinete, e se o plano de diminuição de despesas proposto por você e sua equipe, está sendo cumprido e dando resultado. Assim você conseguirá analisar todos os aspectos financeiros de forma mais minuciosa, sem perder nenhum detalhe!

Marketing

Um gabinete gasta muita verba com material impresso de comunicação. Eles são de fato muito importante para estabelecer um ligação com a população, mas será que eles são mesmo a melhor mais maneira de manter contato com o seu eleitor?

Em um mundo tão informatizado, você não precisa colocar a sociedade a par de seu mandato apenas por meio analógicos. O software político tem a opção de disparo de SMS e Email Marketing. Essa duas peças de comunicação são muito efetivas e muito mais baratas. Usá-las faz com que você economize de verdade a sua verba de gabinete.

Você poderá enviar através de disparos comuns ou automatizados. A segunda opção é uma funcionalidade em que a plataforma, a partir de alguns comandos seus, envia automaticamente a sua mensagem para o destinatário. Por exemplo, o seu gabinete costuma  mandar felicitações de aniversário para seus eleitores. Se você cadastrar a data de nascimento deles no sistema, os disparos serão feitos automaticamente para os aniversariantes do dia.

2. Google Drive

O Drive é uma ferramenta do Google que permite armazenamento de dados na nuvem. Através de uma conta Gmail você pode usar essa plataforma que possibilita que você coloque seus arquivos online e possa acessá-los onde e quando quiser. Sem contar na possibilidade de compartilhar os documentos com os seus contatos.

Dentro dessa mesma plataforma, você pode encontrar o Google Docs. Ele é uma ferramenta de edição de textos, mas muito mais do que isso. Ele permite que você convide outras pessoas para editar esse documento.

As edições podem acontecer simultaneamente, e a ferramenta ainda com uma opção uma opção de conversa via chat na página do documento e a funcionalidade comentários, que você pode fazer sobre trechos específicos no texto. Bacana não é mesmo?

Através de todas as funcionalidades presentes no Google Drive, você pode economizar com a impressão de várias vias de documentos, que por vezes são corrigidas, e depois tem de ser impressas novamente. Sem contar que existem arquivos que, de fato, nem precisam de uma versão física e podem ser apenas armazenados na nuvem.

Você também pode alinhar a seu time, além de economizar tempo. Se sua equipe precisa preencher um formulário em conjunto, por exemplo, o funcionário X não precisará fazer todo o seu trabalho, para que depois envie para o Y. Eles irão podem fazer isso ao mesmo tempo. Bem mais eficiente, não?

Existem outras plataformas que também fazem armazenamento na nuvem. Veja alguns exemplos desse tipo de serviço:

• Dropbox;

• Onedrive;

• iCloud;

• Box.

3. Skype

Reuniões fazem parte da rotina de um gabinete. E elas, como você bem sabe, envolvem muitos gastos. Transporte, alimentação, hospedagem, e por aí vai.  Encontrar os colaboradores pessoalmente é essencial, na maioria dos casos. Mas esses compromissos, convenhamos, nem sempre precisam ser face a face. E uma ferramenta online pode ser uma ótima opção para esses casos.

O Skype é um software de comunicação via internet que permite uma conexão por voz e/ou vídeo entre usuários. Ele tem a sua versão business, que é paga, mas a gratuita já atende a maioria das demandas. Assim, a ferramenta vai acabar não onerando a sua receita.

Você pode fazer chamadas de vídeo ou só por voz. Pode conversar por chat e compartilhar a tela dos seu computador com o seu parceiro. Ou seja, várias funcionalidades que colaboram para que uma reunião online seja sinônimo de um compromisso proveitoso.

Existem outras ferramentas de videochamada, são alguns exemplos delas:

• Google Hangout;

• Facetime;

• WhatsApp e etc.

4. Slack

O Slack é um software para comunicação de equipes. Ele é uma ótima opção para centralizar as informações de mandato. Você pode dividí-lo em segmentos como marketing, geral e financeiro, por exemplo.

A plataforma permite atrelar seu serviços a outros aplicativos como o Gmail. O serviço conta com um chat e com a opção de determinar tarefas para serem cumpridas por determinadas pessoas na equipe e quando é o deadline delas. Daí você me pergunta: mas como essa ferramenta irá me ajudar a economizar a verba de gabinete?

É simples. Para começar, tempo é dinheiro. E uma ferramenta como essa agiliza os processos, dando oportunidade para que sua equipe desenvolva outras atividade com folga. Segundo, imagina o quanto de ligações telefônicas que isso pode te poupar? Centralizar o trabalho no Slack evita ter que ficar sempre avisando à equipe das demandas do dia-a-dia, poupando seu orçamento!

As ferramentas digitais tornam todos os processos mais efetivos e dinâmicos. Existem muitas outras plataformas que podem te ajudar nesse processo. Temos certeza que você não irá se arrepender de utilizar uma, ou todas elas, na rotina do gabinete!

Esperamos ter te ajudado no objetivo de economizar a verba de gabinete! Para essas e outras dicas fique ligado no blog. Assine nossa newsletter e receba nosso conteúdo em primeira mão. Até mais!