Como realizar o controle da verba de gabinete?

Quando um político é eleito, pode parecer que o árduo trabalho realizado na campanha ficou para trás. No entanto, é após a vitória que começam as obrigações mais importantes e complexas, e, por isso, é preciso saber como realizar uma gestão integrada e eficiente, em todos os âmbitos do mandato.

Uma das tarefas mais importantes do político e de sua equipe é realizar o controle da verba de gabinete, bem como da verba indenizatória. Os parlamentares possuem um valor mensal disponível para investir em contratação de assessores, material de escritório, gastos com correios e também com outros tipos de despesas, como alimentação, passagens aéreas, hospedagem e gasolina.

Esses gastos são variados e, portanto, é preciso ter um controle regular sobre cada uma das despesas. Caso contrário, as contas podem não fechar e o valor pode, inclusive, extrapolar o limite, o que pode gerar inúmeros problemas para o político e sua equipe.

Neste post, então, vamos te mostrar dicas muito importantes para que você aprenda a realizar o controle da verba de gabinete e evite transtornos no futuro. Vamos lá?

Tenha uma equipe responsável por esse trabalho

O controle da verba de gabinete, como já falamos, é uma atividade indispensável para que o mandato esteja organizado e flua sem problemas. Por isso, o primeiro passo para que haja, de fato, uma boa administração, é designar uma equipe de assessores para cuidar dessa tarefa.

O próprio político não terá tempo para realizar esse trabalho, e deixar a atividade sem um responsável fixo pode fazer com que as contas fiquem bagunçadas, despadronizadas e até mesmo esquecidas.

Isso tudo sem contar que dados financeiros devem ser sigilosos e confidenciais. Portanto, é preciso contar com alguém de confiança para realizar o controle das despesas do gabinete.

Controle todas as despesas, sem exceção

É bastante comum que os assessores que realizam o controle da verba de gabinete pensem que apenas os gastos mais significativos devem ser considerados no momento de fazer a administração financeira.

No entanto, todas as despesas, por menores que sejam, devem ser lançadas. Essa simples atitude fará com que as contas fechem de uma forma assertiva, além de garantir uma maior transparência no gabinete.  

Outra dica, ainda com esse mesmo objetivo, é não arredondar os valores. Lançar as despesas de maneira fiel à realidade é sempre a melhor opção!

Lance os gastos regularmente

Outro conselho indispensável para quem quer realizar, de forma eficiente, o controle da verba de gabinete, é lançar todas as despesas regularmente.

Muitos assessores realizam esse trabalho de forma aleatória, sem nenhum tipo de cronograma. Isso pode prejudicar, gravemente, a organização dos dados, pois é bem possível que ocorra um acúmulo de gastos. Dessa forma, fica difícil não se perder no meio de tantos comprovantes e notas fiscais!

O ideal é estabelecer um dia fixo para lançar as despesas, podendo ser uma vez por semana - ou  até mesmo mais vezes. Em alguns casos, o lançamento diário é altamente recomendado.

Lance as despesas que são fixas uma única vez

Outra dica que pode facilitar bastante o controle da verba de gabinete é lançar as despesas que são fixas uma única vez. Ou seja, se o salário de um assessor é invariável e será o mesmo durante todo o ano, por exemplo, você pode programar o seu sistema de gestão para incluir esse gasto ao longo de todos os meses.

Assim, você evita o retrabalho de ter que fazer isso várias vezes, além de garantir uma maior segurança dos dados, pois não corre o risco de que essa despesa seja esquecida em algum momento.

Agrupe os gastos por categorias

Uma boa opção para quem quer ter um controle da verba de gabinete assertivo é agrupar os gastos por categorias.

Com o seu software de gerenciamento político, você pode criar diferentes planos de contas e classificar os gastos lançados a partir disso.

É possível criar, por exemplo, um plano de contas para salários de assessores, outro para despesas com correio, outro para despesas com hospedagem, e por aí vai.

Assim, você pode extrair relatórios e ver com qual tipo de despesa o gabinete está gastando mais, o que permitirá que você possa traçar estratégias para otimizar suas finanças.

Crie metas financeiras

Se você quer realizar um ótimo controle da verba de gabinete, criar metas financeiras pode ser muito interessante!

Ao utilizar um gestor político online, você pode cadastrar metas específicas e acompanhá-las ao longo do mandato.

É possível, por exemplo, definir o valor que será gasto mensalmente com despesas relacionadas a hospedagem. A equipe de compras, então, deve estar ciente dessa meta e se esforçar para não extrapolar os números pré-estabelecidos.

Para ver se tudo está indo bem, você pode gerar relatórios e ver os resultados de cada período específico de tempo. Caso algo não esteja bom, é possível traçar estratégias para reverter a situação, antes que seja tarde demais!

Conte com um sistema de gestão online

Como já contamos neste post sobre o momento certo para contratar uma plataforma política, um software de gestão é indispensável para realizar o controle da verba de gabinete.

Controlar tantos gastos torna-se uma tarefa extremamente difícil caso não haja um lançamento organizado das despesas em um sistema de gerenciamento. Com uma plataforma política, é possível lançar tudo, indicando a que se refere cada valor, o número da nota fiscal, entre outras informações relevantes.

Com isso, é possível realizar um controle financeiro do mandato totalmente integrado. Para te ajudar a entender como uma plataforma política pode te ajudar, vamos retomar algumas informações trazidas em nosso texto com 3 dicas para facilitar a rotina do assessor de gabinete.

Lançar os valores em um sistema que seja online permite que os dados fiquem disponíveis para os usuários simultaneamente, o que impede a duplicação e a inconsistência de dados e o trabalho com informações desatualizadas, como já contamos em nosso e-book sobre segurança de dados no gabinete.  

Para facilitar a compreensão, pensemos em um exemplo. Imagine que dois assessores do gabinete - Marcelo e Luisa - trabalham com o controle financeiro do gabinete e as receitas e despesas são lançadas em uma planilha simples de Excel.

Marcelo pega a planilha para atualizá-la e, após preencher os dados, a envia para a Luisa. No dia seguinte, a Luisa precisa mexer no arquivo e, ao procurá-lo em seu e-mail, acaba fazendo download de uma planilha desatualizada, que havia sido enviada dois dias antes. Isso pode gerar dados inconsistentes e trazer grandes prejuízos para o mandato.

Outra situação bem comum é que os dois estejam mexendo no arquivo ao mesmo tempo, cada um em seu computador e, ao passar os dados de uma planilha para outra, algum número acabe ficando de fora, comprometendo todos os resultados.

Isso sem contar que, caso o computador de algum deles tiver um problema grave, os dados podem ser perdidos para sempre.

Esperamos que tenha gostado das nossas dicas para realizar o controle da verba de gabinete. Se ainda tiver dúvidas, deixe seu comentário aqui embaixo ou fale com nossa equipe de especialistas. Ficaremos muito felizes em poder te ajudar! E, se quiser uma demonstração gratuita do NeritPolítica, é só clicar aqui.